Hartnäckige To-Do-Listen-Punkte erfolgreich abarbeiten.

Wer kennt es nicht: To-Do Listen, bei denen dieser eine Punkt, diese eine Sache immer wieder mitgenommen und nicht erledigt wird. Der Frosch*. Heute möchte ich Ihnen eine Idee davon geben, wie Sie mit dem Frosch umgehen können und täglich befreiter in den Tag starten.

To-Do-Listen Fan

Stundenlang könnte ich über To-Do Listen referieren. Ich bin großer Fan von To-Do Listen oder deren Geschwistern. Ich kann darüber schreiben wie man sie richtig anlegt, sortiert, gewichtet, aufräumt, welche Tools es gibt, warum Sie psychologisch wertvoll sind und so weiter und so fort. Vielleicht mache ich das auch noch einmal in diesem Blog. Nach und nach. Heute möchte ich Ihnen erst einmal nur einen ganz simplen, kleinen sehr effektiven Life-Hack (so sagt man ja heute) mitgeben. Ich muss allerdings dazu sagen, dass er nur einfach klingt, die Umsetzung erfordert einen starken Willen und auch Mut. Finde ich zumindest.

Welchen Frosch tragen Sie mit sich herum?

Gehen wir einmal davon aus, dass Sie To-Do Listen nutzen, um Ihr berufliches und/oder privates Leben zu strukturieren. Vielleicht nutzen Sie eines der oben angedeuteten Ordnungssysteme oder Tool und sind auch sonst ganz zufrieden. Ich bin sicher, trotzdem kennen Sie bei aller Professionalität ein Phänomen, das zumindest bei mir immer wieder auftaucht. Manche Punkte der Liste bleiben einfach da stehen und erledigen sich nicht. Sie werden immer wieder auf neue To-Do-Listen übertragen und verschwinden einfach nicht. Beim genauen Hinsehen sind es bei mir die Punkte, die mir unangenehm sind. Aus einem rein subjektiven Gefühl heraus. Ein bestimmter Anruf, das Abschicken einer E-Mail, eine Überweisung, das Ordnen wichtiger Unterlagen… Ich schiebe die Aufgabe manchmal tagelang vor mir her, obwohl sie in wenigen Minuten erledigt wäre. Die innere Beschäftigung damit, das „daran Denken“ und darüber Grübeln begleitet mich dabei die ganze Zeit. Wieviel entspannter könnte ich arbeiten, wenn die Aufgabe endlich erledigt wäre.

Was wäre wenn…

…der Frosch schon morgens verschwinden würde. Ein amerikanisches Sprichwort besagt wohl Folgendes: Wenn du jeden Morgen einen lebendigen Frosch isst, wirst du das Schlimmste, das dich an diesem Tag erwartet, bereits hinter dir haben. Puh. Brian Tracy hat dazu ein wunderbares Buch mit eben diesem Titel „Eat that Frog“ geschrieben und 21 Tipps zum Zeitmanagement zusammengefasst. Wenn wir also direkt morgens die Dinge erledigen, die besonders wichtig sind, die viel mentale Kapazität von uns erfordern oder uns emotional belasten, dann können wir den Rest des Tages entspannter arbeiten. Klingt simpel und gut, oder?

Moment! So einfach?

Als mir der Tipp das erste mal begegnet ist, fand ich ihn so einleuchtend und einfach, dass ich sofort jeden Morgen damit starten wollte. Ein simpler Life-Hack eben. Das klappte an manchen Tagen auch ganz gut und dann wurde es doch auch mal wieder schwieriger. Ich habe mich daher ein wenig tiefer mit der Idee beschäftigt und glaube, so einfach ist das nicht. Nicht jeder Frosch ist gleich groß und manchmal sind wir auch einfach nicht in der Stimmung schon morgens oder überhaupt an dem Tag einen Frosch zu essen. Und ich finde, das ist unser gutes Recht. Seine Arbeit selber zu organisieren heißt auch zu entscheiden, wann der richtige Zeitpunkt für eine Aufgabe ist. Und zwar ganz individuell und täglich neu.

Wie aus dem Frosch ein Prinz wird

Bitte entschuldigen Sie diese platte Analogie aus dem Märchen – manchmal muss es auch mal romantisch sein… Aber zurück zu unserem Recht, Aufgaben auch mal aufzuschieben. Ich sehe nichts Verwerfliches daran, Dinge auch einmal auf einen anderen Zeitpunkt zu verschieben. Da sollten wir gnädig und gutmütig mit uns sein. Denn sonst spüre ich einen anderen Druck. Nämlich den, immer perfekt alles abzuarbeiten und wie eine Maschine auch schwierige Aufgaben „einfach so“ zu erledigen. Aber einen Frosch zu schlucken, ist manchmal nicht „einfach so“. Dann wäre es kein Frosch. Da gehört schon mehr dazu und daher brauchen wir vielleicht auch mehr Handlungsalternativen.

Dass wir uns mit einer Aufgabe beschäftigen müssen, sehen wir spätestens dann, wenn dieses Aufschieben zu einem Problem wird. Wenn die Aufgabe zu lange liegen bleibt oder wenn die Rahmenbedingung keinen weiteren Aufschub duldet. Dazu bieten sich aus meiner Sicht zwei zusätzliche hilfreiche Perspektiven an:

1) Was hindert mich daran, die Aufgabe zu erledigen?

Betrachten wir den Aufschub aus dieser Perspektive, werden wir auf Ängste, Widerstände, Bedenken oder sonstige Stolpersteine stoßen. Hier kann es hilfreich sein, mit jemandem aus dem Team darüber zu reden. Gibt es jemanden, der Ihnen helfen kann, die Stolpersteine zu beseitigen? Sie könnten – bei immer wiederkehrenden gleichen Fröschen – überlegen, sich dauerhaft von diesen Widerständen zu befreien. Dazu können entweder die Aufgabenbereiche und Rahmenbedingung betrachtet werden oder in einem Einzelcoaching beleuchtet werden, woher diese Blockade rührt. Was steckt genau dahinter und wie können Sie damit umgehen? Fehlt Ihnen Wissen oder Können? Brauchen Sie Sicherheit? Sind Ihnen die Konsequenzen der Handlung nicht bewusst? Ist Ihnen ein Risiko zu groß? Es gibt viele Gründe – rational und emotional – die zu Stolpersteinen heranwachsen können. Und meist lassen sich diese tatsächlich ausräumen.

2) Was gewinne ich, wenn ich die Aufgabe erledige?

Eine andere Perspektive auf den wiederkehrenden Aufschub kann sein, sich bewusst zu machen, was Sie gewinnen, wenn Sie die Aufgabe erledigen. Was ist sichergestellt, wenn Sie den Anruf jetzt tätigen? Wozu ist es wichtig, dass die Email genau jetzt rausgeht? Was gewinnen Sie, wenn Sie das Gespräch jetzt führen? Die Antworten darauf fallen sehr vielfältig aus und können unterschiedlich tief gehen. Auch hier kann Sie ein Sparings-Partner aus dem Team oder ein Coach unterstützen, wirklich zufriedenstellende Antworten zu erhalten. Ähnlich wie bei der Idee unterschiedlicher Motivationen stärken Sie durch diese Perspektive den Blick auf das Erleben, wenn die Aufgabe erledigt ist. Also das „wohin“. Chancen und Gewinne können für manche ein ausreichender Anreiz sein, sich einer Aufgabe zu widmen.

Kennen Sie schon den MDST?

Übrigens hat der großartige Fynn Kliemann, der ein Profi in Sachen Zeitmanagement sein muss, ein wunderbares Ritual eingeführt. Das Ritual hilft dann, wenn Dinge wirklich, wirklich liegen bleiben. An jedem ersten Sonntag im Februar ist der „Mach Deine Scheiße Tag“. An diesem Tag müssen alle Arbeiten erledigt werden, die das ganze Jahr über aufgeschoben wurden. Einfach genial! Übrigens auch bestens für die Beziehungspflege geeignet, wenn man die Dinge endlich erledigt, um die einen der Partner schon so lange gebeten hat. Wer den Tag noch nicht kennt, dem seien die Videos von Fynn auf YouTube wärmsten ans Herz gelegt (einfach nach MDST 2021 oder einem anderen Jahr suchen).

Kommen Sie täglich gut in den Tag!

Ich empfehle die Auseinandersetzung mit diesem Thema den Menschen, die die Tendenz haben, wichtige Dinge zu verschleppen. Und zwar vor allem dann, wenn sie diese nicht angehen, obwohl alle Ressourcen dafür vorhanden sind. Für jeden gilt: immer wenn ein To-Do länger als nötig auf einer Liste liegt oder sogar von einer Liste zur nächsten übertragen wird, sollten Sie sich fragen, ob es sich dabei um einen Frosch handelt. Und dann setzen Sie sich mit ihm auseinander, betrachten ihn von allen Seiten. Ich persönlich glaube, dass eine Kombination aller drei Handlungsperspektiven hilfreich ist, um zufrieden mit schwierigen Aufgaben umzugehen: Kleine Frösche „einfach so“ schon morgens zu erledigen, nach den Stolpersteinen schauen oder den Gewinn ausmachen.

Viel Erfolg beim Ausprobieren!

*übernommen aus dem empfehlenswerten Buch „Eat that frog“ von Brian Tracy.

Methoden-Moshpit

Wer schon einmal auf einem Punkkonzert war, kennt ihn: den Moshpit. Gerade war noch alles ruhig, plötzlich bildet sich vor der Bühne ein Kreis, in dem die Fans anfangen zu pogen. Meist bildet sich der Moshpit spontan, manchmal feuert die Band ihre Fans an. In der Regel wächst der Kreis und wer nicht mitmacht fliegt raus. Wer sich einlässt, erlebt ein sich immer neu ordnendes Chaos.

Im Methoden-Moshpit stelle ich Ihnen regelmäßig Methoden für Workshops, Teamarbeit oder aber auch einfach für Ihren eigenen Lernweg vor. Methoden helfen uns, etwas in Gang zu setzen, zu ordnen oder auch durcheinander zu wirbeln. Am Ende steht auf jeden Fall immer eine Erkenntnis.

Natürlich gilt: Keine Erkenntnis ohne passende Musik. Deshalb stelle ich zu jeder Methode im Vorschaubild auch immer einen (für mich) passenden Songtext vor. Alle Lieder sammel ich auf meiner Spotify Playlist: Methoden Moshpit – Wer sitzt fliegt raus

Wenn Sie die Methoden allein oder in der Gruppe ausprobieren und auf Stolpersteine stoßen, melden Sie sich jederzeit gern bei mir!